01
Belege nachfordern
Erinnerungen schreiben, nachtelefonieren und auf Unterlagen warten, bevor die eigentliche Arbeit beginnen kann.
Für Steuerkanzleien · 3 Pilotplätze
Ihr Team bekommt die Stunden zurück, die heute in Belegen stecken
Ich habe in einer Steuerkanzlei gearbeitet und weiß, wo dort die Zeit hingeht: Belege nachfordern, sortieren, abtippen. Diese Handarbeit automatisiere ich für Ihre Kanzlei, und Ihr Team arbeitet weiter in DATEV.
- 1 Tag Aufwand für Ihr Team
- 2 bis 4 Wochen bis zur ersten Automatisierung
- Garantie auf den Kanzlei-Zeitcheck
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Mandant schickt eine MailAnhang
rechnung_0423.pdf -
Beleg wird ausgelesenLieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuersatz
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Zuordnung zum Mandantenumbenannt nach Ihrem Kanzlei-Schema, abgelegt im richtigen Monat
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Bereit für DATEVIhr Team prüft und übernimmt die Daten per Import
Ausgangslage
Wo Kanzleien Zeit verlieren
Fachkräfte sind knapp, und ein großer Teil ihrer Arbeitszeit geht in Aufgaben, die kein Steuerwissen brauchen.
02
Unterlagen sortieren
Mails, Uploads und Papier kommen durcheinander an und müssen benannt und zugeordnet werden.
03
Daten abtippen
Beträge, Daten und Rechnungsnummern werden von Hand aus PDFs übertragen.
04
Immer gleiche Rückfragen
Welche Unterlagen fehlen noch, bis wann muss etwas da sein? Mandanten fragen das jedes Jahr wieder.
05
Zahlen für Mandanten aufbereiten
Auswertungen werden für jedes Gespräch neu zusammengestellt, obwohl die Daten längst vorliegen.
Beispiele
Was daraus werden kann
Gebaut wird, was Ihre Kanzlei braucht. Hier vier Beispiele.
Automatischer Belegeingang
Belege aus Mails und Uploads werden erkannt, ausgelesen, benannt und dem Mandanten zugeordnet. Ihr Team prüft nur noch und übernimmt die Daten nach DATEV.
Erinnerungen an Mandanten
Fehlende Belege werden automatisch angefordert, mit einem Upload-Link für genau diese Unterlagen. Nachgefasst wird nach Ihrem Zeitplan.
Unterlagen per Checkliste
Für die Einkommensteuer bekommt jeder Mandant eine Liste seiner Unterlagen und lädt sie Stück für Stück hoch. Sie sehen jederzeit, was noch fehlt.
Auswertungen als Dashboard
Monatliche Zahlen Ihrer Mandanten als laufend aktuelle Übersicht. Das spart Vorbereitung und gibt Ihnen Stoff für Beratungsgespräche.
Ablauf
So läuft ein Projekt
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Erstgespräch
Sie erzählen, welche Abläufe Ihr Team aufhalten. Ich sage Ihnen, was sich davon automatisieren lässt.
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Kanzlei-Zeitcheck
Einen Tag lang schaue ich mir die Abläufe mit Ihrem Team an, vor Ort oder per Video. Danach bekommen Sie eine Liste mit Aufwand und geschätzter Zeitersparnis je Ablauf.
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Umsetzung
Sie entscheiden, was gebaut wird. Alle ein bis zwei Wochen testet Ihr Team einen neuen Stand.
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Betrieb
Hosting in Deutschland, Wartung und Anpassungen, wenn sich bei Ihnen oder bei DATEV etwas ändert.
Preise
Festpreise, bevor die Arbeit beginnt
Sie wissen vor jedem Schritt, was er kostet. Alle Preise verstehen sich netto.
Kanzlei-Zeitcheck
990 € einmalig
- ein Tag mit Ihrem Team, vor Ort oder per Video
- Liste der Abläufe mit Aufwand und Zeitersparnis
- kostenlos, wenn er keine 10 Stunden pro Monat findet
- für die drei Pilotkanzleien kostenlos
- wird voll angerechnet, wenn Sie die Umsetzung beauftragen
Umsetzung
ab 3.500 € Festpreis
- der genaue Preis steht im Angebot nach der Analyse
- Kosten für KI-Dienste mit festem Monatslimit
- Einweisung Ihres Teams inklusive
- 30 Tage Nachbesserung nach dem Start inklusive
Betrieb
nach Umfang monatlich
- Hosting in Deutschland
- Wartung und Anpassungen
- monatlich kündbar
Vertraulichkeit
Mandantendaten bleiben geschützt
Bevor ich die ersten Unterlagen sehe, ist alles unterschrieben, was Ihr Berufsrecht verlangt.
§ 62a StBerG
Verschwiegenheit
Ich verpflichte mich schriftlich zur Verschwiegenheit, so wie es § 62a StBerG für Dienstleister von Steuerberatern vorsieht.
Art. 28 DSGVO
Auftragsverarbeitung
Für alle personenbezogenen Daten schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Standort
Hosting in Deutschland
Server stehen in Deutschland. KI-Dienste setze ich nur mit Verarbeitung in der EU und eigenem Auftragsverarbeitungsvertrag ein.
Ihr Ansprechpartner
Rico Klatte
Ich habe in einer Steuerkanzlei gearbeitet, Management and Economics mit Schwerpunkt Finance studiert und war BI-Analyst in der Pharmaindustrie. Für mein eigenes Café habe ich eine Ausgabenverwaltung gebaut, die Bankdaten importiert, Belege zuordnet und jeden Monat eine GuV erstellt.
Bei mir sprechen Sie vom Erstgespräch bis zur Wartung mit derselben Person.
Fragen
Häufige Fragen
Müssen wir DATEV ersetzen?
Nein. Die Lösungen arbeiten DATEV zu. Daten kommen über die Importformate in DATEV an, die Ihre Kanzlei schon nutzt.
Was passiert, wenn der Zeitcheck nichts findet?
Dann zahlen Sie nichts. Findet der Kanzlei-Zeitcheck keine Automatisierung, die Ihrem Team mindestens 10 Stunden pro Monat spart, berechne ich ihn nicht. Die Liste mit den Ergebnissen behalten Sie trotzdem.
Was gehört zum Pilotprogramm?
Die ersten drei Kanzleien bekommen den Zeitcheck kostenlos. Nach drei Monaten sprechen wir über die tatsächlich gesparte Zeit. Wenn Sie zufrieden sind, schreiben Sie einen kurzen Erfahrungsbericht, den ich mit Ihrem Namen veröffentlichen darf.
Wie lange dauert ein Projekt?
Für eine einzelne Automatisierung, etwa den Belegeingang, plane ich zwei bis vier Wochen. Den genauen Zeitplan enthält das Angebot nach der Analyse.
Was passiert mit Mandantendaten, wenn KI im Spiel ist?
Ich setze nur KI-Dienste ein, die Daten in der EU verarbeiten, nicht zum Training verwenden und einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbieten. Welche Dienste das sind, steht im Konzept und Sie geben sie frei.
Arbeiten Sie auch mit Kanzleien außerhalb von Baden-Württemberg?
Ja. Die meisten Termine laufen per Video. Für den Kanzlei-Zeitcheck komme ich auf Wunsch in Ihre Kanzlei.
Was passiert, wenn wir die Zusammenarbeit beenden?
Sie bekommen Ihre Daten vollständig zurück. Der Betriebsvertrag ist monatlich kündbar.
Kontakt
Sichern Sie sich einen der drei Pilotplätze
Schreiben Sie mir kurz, welcher Ablauf Ihr Team am meisten aufhält. Ich melde mich in der Regel innerhalb eines Werktags, dann vereinbaren wir ein kostenloses Erstgespräch.